⏱️ Time sheet — lançar e aprovar horas

O que é o time sheet

O time sheet é o apontamento de horas trabalhadas: cada lançamento registra quem trabalhou, para qual cliente (e, se quiser, processo, contrato ou tarefa), de que hora a que hora, a atividade realizada e se a hora é cobrável ou não cobrável. O sistema calcula o valor da hora técnica automaticamente, a partir das tabelas de valor cadastradas.

A tela fica no menu Controle → Time Sheet, que abre a consulta das horas lançadas, agrupadas por dia e com filtros por período, responsável, cliente, processo, contrato, área e situação.

Lançar horas

1. Em Controle → Time Sheet, abra o Menu de Opções (quatro quadrados, na barra superior) e clique em Incluir.
2. Informe o responsável, a data/hora inicial e a duração ou data/hora final.
3. Escolha o cliente e, se quiser, o contrato, o processo/pasta e a tarefa.
4. Defina o tipo de cobrança (Cobrável ou Não cobrável) e a tabela de hora técnica.
5. Preencha o procedimento/atividade e a descrição do que foi feito.
6. Clique em Salvar.

Ao salvar, você ainda pode marcar duas opções: vincular à agenda/andamento (o lançamento também vira um andamento do processo) e vincular ao Fundo de Despesa (encaminha o lançamento para a distribuição em fundo de despesa, quando é uma despesa a reembolsar).

Também dá para replicar um lançamento existente (copia os dados para um novo) e preencher o time sheet automaticamente a partir de um compromisso da agenda ou de um item de tarefa.

Time Rápido

Pelo painel da tela inicial há o botão Time Rápido: um lançamento simplificado, com menos campos obrigatórios, que entra como não concluído para você completar depois. Pelo widget da Home você também conclui, altera e exclui lançamentos recentes.

Cronômetro de Time Sheet

Para quem tem acesso ao Time Sheet, a barra superior do sistema mostra o ícone de relógio (Cronômetro de Time Sheet). Ele conta o tempo enquanto você trabalha e, no final, abre o lançamento já preenchido.

1. Abrir o cronômetroclique no ícone de relógio na barra superior. Abre o painel Cronômetro de Time Sheet.
2. Iniciarescreva o Título da atividade (é o único campo exigido) e clique no botão verde de iniciar. Se quiser, abra Informar cliente, atividade, tarefa e descrição — nada ali é obrigatório; o que faltar você completa no Time Sheet ao encerrar.
3. Pausar e retomarpause quando parar a atividade e retome depois; cada retomada conta como um novo intervalo. Passando o mouse sobre o ícone de relógio aparece um resumo com o tempo e os botões Pausar e Encerrar e lançar.
4. Encerrar e lançarconfirme "Deseja encerrar a contagem e preencher o Time Sheet?". O sistema abre a inclusão de Time Sheet com o tempo contado, para você completar os campos e Salvar.
5. Excluirdescarta todo o tempo contado; nenhum Time Sheet é criado.

No painel, as atividades ficam agrupadas em Em andamento, Pausadas e Aguardando lançamento. Duas etiquetas chamam a atenção: +8H (mais de 8 horas acumuladas) e ESQUECIDO (sem movimento há mais de 24 horas) — revise essas antes de lançar.

Aprovação de horas (quando ativada)

O fluxo de aprovação é opcional: ele só funciona se a opção estiver ligada na Configuração do Sistema (aba Financeiro). Com a aprovação ativa, todo lançamento incluído ou alterado nasce aguardando aprovação do autorizador.

O autorizador (quem tem a permissão de autorizar time sheet) usa a tela Autorizar, onde pode:

• Autorizar o lançamento (aprova as horas);
• Desautorizar (reabre um lançamento já aprovado);
• Solicitar correção/explicação — o lançamento fica "aguardando correção" e o responsável recebe um e-mail com o pedido;
• Concluir lançamentos, recalcular valores e editar o lançamento durante a revisão (inclusive o valor da hora).

Os estados possíveis de um lançamento na consulta são: Concluído, Não concluído, Aguardando aprovação, Aguardando correção e Pausado.

Quem vê os lançamentos de quem

• Usuário comum: vê somente os próprios lançamentos.
• Gestor: vê também os lançamentos dos usuários da sua equipe (de quem ele é gestor).
• Autorizador (ou usuário MASTER): vê os lançamentos de todos.

Trocar o responsável de um lançamento ao editar exige uma permissão específica — sem ela, não é possível reatribuir o time sheet a outra pessoa.

Valor da hora

O valor base vem da Tabela do Time Sheet (menu Auxiliares Financeiro → Tabela do Time Sheet), onde se cadastram as tabelas de hora técnica (ex.: Nível 01, Nível 02) com descrição e valor.

Sobre esse valor base podem existir valores mais específicos, que prevalecem: valor por usuário, valor definido no cadastro do cliente, valor por cliente + tabela e valor por usuário + cliente (+ processo). Esses valores específicos são mantidos nas telas de cadastro de Cliente/Pessoa e de Usuário, não na tela da Tabela.

Se uma tabela de valor mudou, use o botão Recalcular na tela de autorização para reaplicar o cálculo aos lançamentos filtrados. Um Time Rápido lançado sem tabela de hora fica com valor zero.

Relatórios de horas

Nas telas de consulta e de autorização, o botão Imprimir abre as opções de impressão:

• Modelo: Completo ou Resumo;
• Separar por: Cliente ou Usuário;
• Exibir: valor, tempo, descrição e tarefa;
• Exportar para Excel, como alternativa ao relatório impresso.

Alocação de Equipe

No menu Usuário → Alocação de Equipe, o gestor monta equipes a partir dos grupos de usuários, define a dedicação (%) de cada participante por período (vigência mensal) e a função (coordenador, gerente, supervisor). A tela Ver Aproveitamento soma as dedicações de uma pessoa em todas as equipes, alertando quando alguém passa de 100%.

Campos da tela

Inclusão de time sheet

Menu Controle → Time Sheet — botão para gravar: Salvar.

Perguntas frequentes