📁 Documentos (GED) — anexar, organizar, buscar e gerar por modelo

O que é o GED

O GED é o repositório de documentos do Legale. Cada arquivo fica vinculado ao registro a que pertence — processo, contrato, pessoa, andamento ou lançamento financeiro — e organizado em pastas virtuais, com tipo, data, usuário e observação.

Anexar um documento à ficha

1. Abra a ficha do registro (processo, contrato, pessoa, andamento ou lançamento financeiro).
2. Clique no botão Adicionar GED.
3. Arraste os arquivos para a área de envio (ou selecione-os); eles entram numa fila de upload.
4. Preencha o Nome (há o botão "Sugerir nome"), o Tipo e o Subtipo de documento, a Pasta GED de destino e, se precisar, a observação.
5. Marque Sigiloso se o documento deve ficar restrito a quem tem permissão de ver sigilosos.
6. Clique em Upload.

A mesma tela mostra as abas "Últimos documentos que você indexou" e "Últimos documentos deste processo", e tem o botão Gerar Núm. Protocolo, que registra um número de protocolo sem arquivo.

Organizar em pastas

Dentro da grade de documentos do registro:

• Criar pasta: informe o nome, a pasta pai (opcional) e, se quiser, marque como pasta padrão.
• Mover: clique no botão de mover do documento e escolha a pasta de destino.
• Editar: altere nome, tipo de documento, observação e a marcação de sigiloso.
• Excluir: remove o documento (com tela de confirmação).

Buscar um documento

Na grade de documentos há um filtro de consulta:

1. Escolha o Tipo de Documento (autocomplete) e o subtipo, se quiser.
2. Informe o período (data inicial e final) e/ou o usuário que anexou.
3. Escolha a ordenação e clique em Pesquisar.

Para uma listagem imprimível, use o botão de impressão do GED: filtre por número de processo, número de pasta, usuário, período e tipo de documento e gere a lista.

Visualizar e baixar

• A grade mostra nome, tipo, data e usuário de cada documento.
• O botão visualizar abre PDFs num visualizador embutido na própria tela, com opção de download.
• O botão baixar salva o arquivo no seu computador.

Disponibilizar um documento ao cliente

Na grade, use o botão de disponibilizar ao cliente: o sistema pede confirmação ("Tem certeza que deseja disponibilizar este documento ao cliente?") e o documento passa a aparecer no portal do cliente. O botão de ocultar desfaz a liberação.

Gerar documento a partir de modelo

A tela Gerar documento (menu Controle → Gerar documento) monta um arquivo Word substituindo tags — como #PESSOA_NOME#, #PROC_NUMERO_DE_PROCESSO#, #HOJE# — pelos dados reais dos registros escolhidos.

1. Abra Gerar documento no menu.
2. Selecione os registros de origem: Pessoa/Cliente, Parte Contrária, Pasta/Processo/Contrato e/ou Usuário.
3. Escolha a origem do texto: "Quero usar um modelo do GED" (selecione o modelo na lista), "Tenho um arquivo no meu dispositivo" (envie um Word na hora) ou "Vou criar um texto" (digite no editor, usando as tags).
4. Consulte o painel lateral de tags disponíveis para ver o que pode ser preenchido automaticamente.
5. Clique em Gerar e baixe o documento pronto.

As tags são preenchidas só para as entidades que você selecionou: se não escolher processo, as tags de processo não são substituídas. O documento gerado é baixado — ele não é salvo automaticamente no GED do processo.

Gerenciar modelos

Na tela de gerenciar modelos você envia um novo modelo Word, baixa ou exclui modelos existentes. Para trocar o modelo usado pelo escritório, basta subir o novo arquivo — não é preciso acionar desenvolvimento.

Perguntas frequentes