Atualizado em 2026-10-26
O que é o fundo de despesa (FD)
O Fundo de Despesa (FD) — também chamado de "conta do cliente" ou "adiantamento" — é o extrato de créditos e débitos de despesas por cliente, área e processo:
- Crédito: dinheiro que o cliente adianta (aporte, provisão) — aumenta o saldo.
- Débito: despesa paga em nome do cliente (custas, diligências, correspondente) — reduz o saldo.
O saldo do cliente é a soma dos lançamentos. Despesas reembolsáveis podem virar cobrança ao cliente (o CCR-FD); despesas a pagar podem seguir para o contas a pagar via Solicitação de Pagamento. A tela principal fica em Financeiro → Fundo de Despesa.
Lançar uma despesa do processo
- Abra Financeiro → Fundo de Despesa e clique em Incluir (aba Lançamento).
- Informe cliente, área, unidade/empresa e, se for o caso, o processo.
- Escolha o tipo de movimento (o cadastro do movimento define se aceita crédito, débito ou ambos) e o tipo de lançamento (crédito ou débito), com data e valor.
- Anexe o comprovante quando exigido: alguns movimentos têm documento obrigatório — o lançamento fica "Aguardando documento" até o anexo. Se a leitura OCR estiver ativa, o sistema lê o comprovante (guia/boleto) e preenche campos automaticamente.
- Salve. Conforme a configuração e as suas permissões, o lançamento entra pendente de autorização ou já nasce aprovado.
Também dá para lançar em lote por planilha (aba Lote / FD Lote): baixe o modelo, preencha as linhas (unidade, cliente, área, data, processo, movimento, crédito/débito, valor, solicitante, autorizador...) e suba o arquivo. Todos os lançamentos importados entram pendentes de autorização, agrupados por um número de lote. A planilha não pode misturar linhas novas com linhas de edição.
Aprovação: os status do lançamento
| Status na tela | Significado |
|---|---|
| FD Pendente | Aguardando autorização do gestor/autorizador |
| FD Aprovada | Autorizada — pode virar pagamento, CCP ou cobrança |
| FD Não Aprovada | Reprovada pelo autorizador, com justificativa (o solicitante recebe e-mail) |
| FD Aguardando documento | Depende de comprovante anexado (ou da integração com Solicitação de Pagamento) |
O autorizador trabalha na aba Autorizar: aprova ou reprova cada lançamento (a reprovação exige justificativa e é feita um registro por vez). Regras úteis:
- O escritório pode exigir aprovação para todo lançamento (bloqueio de autoaprovação) — é configuração do sistema, não exige desenvolvimento.
- Lançamento com data retroativa é bloqueado, salvo configuração ou permissão específica.
- Além da autorização, o sistema pode usar um fluxo de status de acompanhamento configurável (etiquetas como "Pendente de aprovação", "Pagamento efetuado", "Reembolso solicitado", "Reembolso recebido"), gerido nas telas de workflow do FD. Quando esse fluxo está desligado, usa-se um status manual simples.
Ligação com o contas a pagar
Um débito de FD integrado à Solicitação de Pagamento fica "Aguardando documento" e, ao ser autorizado, gera a solicitação — que segue o fluxo de autorização/aprovação e vira o título a pagar (CCP). No sentido inverso, a baixa de um CCP vinculado lança o débito correspondente no fundo de despesa do cliente.
Reembolso e prestação de contas
Para cobrar do cliente as despesas adiantadas pelo escritório:
- Abra Financeiro → Fundo de Despesa Cobrança Total (saldo por cliente) ou Fundo de Despesa Cobrança Selecionada (itens escolhidos um a um).
- Filtre por cliente, área, movimento ou processo/pasta e consulte o saldo de despesa.
- Marque o que será cobrado e clique em Gerar CCR (ou "Gerar CCR da despesa selecionada"): o sistema cria o CCR-FD — a conta a receber da despesa — que segue o fluxo normal de cobrança (boleto, baixa). O status de acompanhamento dos lançamentos vinculados é atualizado quando o CCR-FD é emitido e quando é baixado.
Para a prestação de contas, a impressão do Fundo de Despesa oferece demonstrativos: conferência de lançamentos, demonstrativo de débitos/créditos (por área e geral), saldo geral do cliente e carta/etiqueta.
Campos da tela
Inclusão de lançamento no Fundo de Despesa
Menu Financeiro → Fundo de Despesa — botão para gravar: Salvar.
| Campo | Preenchimento |
|---|---|
| Cliente | Obrigatório |
| Unidade | Obrigatório |
| Área | Obrigatório |
| Data | Obrigatório |
| Tipo de Movimento/Descrição | Obrigatório |
| Tipo de lançamento (Débito/Crédito) | Obrigatório |
| Qtde. | Obrigatório |
| Valor | Obrigatório |
| Descrição do Débito/Crédito | Obrigatório |
| Autorizador | Obrigatório |
| Processo/Expediente | Opcional |
| Pasta/Processo | Opcional |
| Centro de Custo | Opcional |
| Reembolsável | Opcional |
| Lançamento em Lote | Opcional |
| Solicitante | Opcional |
| Usuário de lançamento | Opcional |
| Integrado à solicitação de pagamento | Opcional |
| Observações | Opcional |
| Status | Opcional |
Perguntas frequentes
Por que meu lançamento ficou "Aguardando documento"?
Porque o tipo de movimento exige comprovante anexado (ou o lançamento está integrado à Solicitação de Pagamento). Anexe o documento ao lançamento — com isso ele segue no fluxo.
Posso lançar várias despesas de uma vez?
Sim, pela importação em lote: baixe a planilha-modelo na tela do Fundo de Despesa, preencha e suba o arquivo. Os lançamentos entram pendentes de autorização, com um número de lote para acompanhamento. Não misture, na mesma planilha, lançamentos novos com edições.
Como cobro do cliente as despesas que o escritório adiantou?
Pela tela Fundo de Despesa Cobrança (Total ou Selecionada): consulte o saldo, selecione as despesas e gere o CCR-FD, que vira uma conta a receber normal.
Quem aprova os lançamentos de FD?
O autorizador indicado no lançamento, pela aba Autorizar da tela de Fundo de Despesa. A exigência de aprovação (e o bloqueio de autoaprovação) é definida na configuração do sistema e nas permissões de cada usuário.