Atualizado em 2026-10-26
Visão geral
O fundo de despesa (FD) registra adiantamentos e despesas reembolsáveis por cliente, área ou processo — a condução financeira do caso. Esta jornada mostra o ciclo completo: o lançamento da despesa (direto na tela ou a partir de um apontamento de time sheet), o agrupamento em lote, a aprovação e o vínculo com a conta a pagar, além da cobrança da despesa de volta do cliente.
Participam quem lança a despesa (advogado ou financeiro), os aprovadores do workflow e o financeiro, que paga e presta contas.
Passo a passo
- Lançar o fundo de despesaem Financeiro → Fundo de Despesa, aba de lançamento:
- informe cliente, área/processo e o valor do adiantamento ou da despesa;
- anexe o comprovante no GED do lançamento (há leitura automática do comprovante por OCR, quando disponível);
- as abas da mesma tela concentram a consulta, a autorização e os lotes. Veja Fundo de despesa.
- Ou lançar a partir do time sheetum apontamento de horas que corresponde a uma despesa reembolsável pode ser vinculado ao fundo de despesa na própria tela de lançamento do time sheet: ao salvar, o sistema abre a Distribuição de Fundo de Despesa para dividir o valor entre áreas e clientes. Veja Time sheet.
- Agrupar em lotea aba de Lote permite reunir vários lançamentos para tramitarem juntos:
- baixe a planilha do lote, complete e suba de volta;
- o lote inteiro segue para as etapas seguintes de uma vez.
- Aprovaçãoquando o escritório ativa o fluxo de status do fundo de despesa, cada lançamento avança por etapas de aprovação na aba Autorizar até ser liberado. Sem o fluxo ativado, o FD segue um caminho mais simples.
- Virar conta a pagaro fundo de despesa aprovado se vincula a uma conta a pagar, que segue para pagamento e prestação de contas no financeiro:
- a consulta dos vencimentos fica no Compromisso Financeiro;
- a baixa (pagamento total ou parcial) é feita na movimentação da parcela, aberta a partir dessa consulta. Veja Financeiro.
- Cobrar a despesa do clientepara reaver o que foi adiantado, as telas Financeiro → Fundo de Despesa Cobrança Total e Cobrança Selecionada mostram o saldo de despesa por cliente e geram a conta a receber de reembolso, que entra no ciclo normal de cobrança (boleto/nota).
Telas e permissões envolvidas
| Etapa | Tela/Menu | Artigo relacionado |
|---|---|---|
| Lançamento da despesa | Financeiro → Fundo de Despesa | Fundo de despesa |
| Despesa vinda das horas | Time Sheet → vínculo com FD / Distribuição de Fundo de Despesa | Time sheet |
| Lote | Fundo de Despesa → aba Lote | Fundo de despesa |
| Aprovação | Fundo de Despesa → aba Autorizar | Fundo de despesa |
| Conta a pagar e pagamento | Financeiro → Compromisso Financeiro | Financeiro |
| Cobrança do cliente | Financeiro → Fundo de Despesa Cobrança Total/Selecionada | Fundo de despesa |
Perguntas frequentes
Por que meu fundo de despesa não mostra as etapas de aprovação?
O workflow de status do fundo de despesa é opcional e configurável: só aparece quando o escritório ativa o fluxo na configuração do sistema. Sem ele, o lançamento segue direto, sem as etapas intermediárias.
Como cobro do cliente uma despesa que o escritório adiantou?
Use as telas de Fundo de Despesa Cobrança (Total ou Selecionada): elas consultam o saldo de despesa por cliente e geram a conta a receber do reembolso. A partir daí a cobrança segue como qualquer título — boleto e, se for o caso, nota. Veja Boletos e NFS-e.
Preciso digitar a despesa de novo se ela já está no time sheet?
Não. No lançamento (ou alteração) do time sheet, marque o vínculo com o fundo de despesa: o sistema leva você à tela de distribuição com os dados do apontamento, e o lançamento de FD nasce dali.